Arsip elektronik mulai berlaku Juni 2018

Kupang (Antaranews NTT) - Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur pada Juni 2018 mulai menerapkan pelayanan sistem kearsipan yang terpusat secara elektronik (e-Arsip) pada depot arsip yang dapat menampung 16.000 file bagi seluruh Aparat Sipil Negara (ASN) di NTT.

"E-Arsip ini akan 16.000 File data ASN serta aset daerah akan ditata secara modern melalui aplikasi online Electronic Arsip (E-Arsip) pada Dinas Kearsipan provinsi NTT," kata Sektetaris Daerah NTT Benediktus Polo Maing di Kupang, Jumat.

Ia menjelaskan bahwa sistem informasi dinamis maupun statis akan terkonsenterai di Dinas Kearsipan NTT dan sekaligus menjadi simpul jaringan informasi kearsipan secara nasional di NTT.

Arsip-arsip penting daerah yang terdapat di 49 perangkat daerah lingkup pemprov NTT, terdokumentasi secara daring di Depot Arsip milik Dinas Kearsipan NTT.

"Saya mengapresiasi kerja keras pimpinan dan staf Dinas Kearsipan NTT dalam mengumpul, menyusun dan menata kearsipan daerah yang terkoneksi melalui sistem jaringan aplikasi online. Artinya bahwa sistem kearsipan di NTT dari hari ke hari semakin lebih baik dan tercipta satu sistem kearsipan yang efisien dan afektif," tuturnya.

Ia mengatakan bahwa selama ini banyak perangkat daerah yang kesulitan dalam penataan arsip secara baik sehingga saat dilakukan pencarian arsip banyak ASN yang kesulitan.

Dia menjelaskan, sejak tahun 2017, Dinas Kearsipan NTT telah melakukan kerja sama dengan 49 perangkat daerah untuk melakukan penataan arsip secara baik dengan menyebarkan 8.080 boks arsip. Kemudian dengan jumlah ribuan boks arsip itu akan dimasukan dalam database di Depot Arsip NTT, di jalan perintis kemerdekaan, Oebufu, Kupang.

"Kita punya obsesi jangan terjadi dalam setiap perangkat daerah menyimpan arsip di ruangannya, tapi semua arsip tertampung di Depot Arsip. Misalnya, Badan kepegawaian Daerah (BKD) ingin memproses kenaikan pangkat salah seorang ASN, tidak perlu mencari-cari arsip atau menyuruh ASN mengumpulkan berkas kenaikan pangkat. Tetapi hanya klik di webside Depot Arsip dan terkoneksi dengan BKD," ujarnya.

Mantan Kadis Kehutan ini juga berharap jangan sampai terjadi jika ada seorang guru SMA atau SMK di Flores yang ingin mengurus kenaikan pangkat harus datang ke BKD NTT.

Hal semacam itu tentu sangat membuang waktu, tenaga dan biaya. Sehingga pemprov NTT melalui Dinas Kearsipan, ingin menciptakan satu pola kerja yang efisien dan efektif dalam menata arsip.

"Saya perlu ingatkan bahwa semua perangkat daerah penting. Tidak ada perangkat daerah yang tidak penting. Tergantung bagaimana kita membuat perangkat daerah itu menjadi penting dengan berkreasi dan berinovasi sehingga dapat berperan secara optimal," ujarnya.

Secara terpisah, Kepala Dinas Kearsipan NTT Lambertus Ibi Riti, mengatakan sejak tahun 2017 telah melakukan akuisisi dan penarikan arsip dari 49 perangkat daerah ke Depot Arsip sehubungan dengan penerapan (aplikasi) E-Arsip. Terdapat sebanyak 6.200 orang ASN dan 9.600 guru yang memiliki file data kepegawaian yang siap ditampung di Depot Arsip.

"Kami sudah tahu data arsip statis ada di masing-masing perangkat daerah. Saat ini dalam proses penarikan arsip statis karena kami baru memiliki gedung Depot Arsip dua lantai, di jalan perintis kemerdekaan. Sedangkan penataan arsip ke sistem online dilaksanakan mulai Januari 2018," ungkap Ibi Riti.

Lambertus Ibi Riti, mengakui pihaknya dalam tahap pertama, dalam periode Januari hingga Maret 2018, memprioritaskan penarikan arsip dari BKD NTT dan Badan PPKAD NTT. Semua data kepegawaian dan aset daerah, seperti sertifikat tanah milik pemperov NTT, semuanya terkonsebterasi di Depot Arsip.